Re­gie over je mail­box

24/11/2017

Irma van Pooij

Vrij­dag 24 no­vem­ber was het de tien­de edi­tie van e-mail­lo­ze vrij­dag. Een dag in het le­ven ge­roe­pen om­dat e-mail te vaak op een to­taal ver­keer­de ma­nier ge­bruikt wordt. En dat le­vert on­no­di­ge wor­kload en on­no­di­ge stress op.

 

 

60% checkt e-mails 's avonds en in het weekend
E-mail is ons privéleven volledig binnengedrongen. Uit recent onderzoek blijkt dat de professionele mailbox vrijwel doorlopend wordt gescreend. Het is zelfs zo extreem dat 1 op de 9 e-mails die na 19.30 uur verstuurd wordt binnen één minuut gelezen is. Het einde van de kantoortijd is dus niet meer het einde van de werkdag. Met grote dank aan de smartwatch, smartphone en tablets.

Deze nieuwe gewoonte om ook buiten de werkuren bereikbaar te zijn, wijst op grote betrokkenheid en motivatie. Dat klinkt hartstikke positief natuurlijk, ware het niet dat er belangrijke neveneffecten aan kleven.

Uit onderzoek onder ruim 50.000 Europese werknemers blijkt er een duidelijk verband te bestaan tussen structureel thuiswerk buiten kantooruren en werkgerelateerde psychologische en fysieke gezondheidsproblemen.

Bedrijven die frisse, productieve en gemotiveerde werknemers willen, moeten hen ook de ruimte geven om na de werkuren (doordeweeks en in het weekend) hun batterij weer op te laden. Het versturen van e-mails hoeft natuurlijk niet te betekenen dat er ook direct een antwoord wordt verwacht. Hierin heeft iedereen een eigen verantwoordelijkheid, een goede dialoog maakt de verwachtingen helder. Er is gelukkig ook iets aan te doen. We hebben een aantal tips voor je op een rijtje gezet.

    1. Controleer je e-mails slechts 3x per dag Weersta de verleiding elk nieuw bericht onmiddellijk te willen lezen. Werk regelmatig offline of zet je mailprogramma uit.

    2. Plan de afhandeling van je mail in Stel prioriteiten: scan het bericht in een paar seconden en besluit wat je ermee wilt doen. Doe je het nu, handel dan direct af. Is er geen haast of is er meer tijd mee gemoeid, dan plan je de verwerking in in je agenda. Anders archiveer of verwijder je het bericht, meer opties zijn er niet.

    3. Houd je inbox leeg Je 'Postvak In' is geen todo-lijst of archief. Bewaar het overzicht. Gooi e-mails waar je niet echt wat mee hoeft, gewoon weg.

    4. Wees spaarzaam met cc Gebruik mail enkel voor communicatie met diegene die het echt moet weten. Liever geen reply to all. Als je meerdere mensen betrekt, leg hen dan uit waarom je hen in cc zet of waarom je dit aan hen forwardt.

    5. Gebruik volle onderwerpregels Een volle onderwerpregel vat je bericht samen zoals een krantenkop. Dit helpt je ontvanger je bericht snel te beoordelen.

    6. Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest Het deleten van elk item kost minstens 5 minuten en twee ons ergernis. Schrijf je dus gewoon uit en doe hetzelfde met distributielijsten waarop je niet thuishoort.

    7. Gebruik je gezond verstand. Dertig e-mails per dag is meer dan genoeg. Less is more.

    8. Ga langs bij je collega en neem altijd de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen 
      Bedenk wanneer je antwoord van iemand wilt, voordat je het medium kiest, hoe je hem benadert. Wanneer je haast hebt, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langslopen effectiever dan mailen. Je wandelingetje er naar toe is ook nog eens goed voor lichaam en geest.

    9. Laat je pauze niet glippen om je achterstallige mail weg te werken
      Je zult er wellicht raar van opkijken, maar even een moment rust pakken is het beste wat je kunt doen op het moment dat je het erg druk hebt. Pauze is je hoofd legen. Je creëert ruimte om te ordenen en helder te denken. En dat heb je nu juist nodig om niet te stressen!

Meer tips om je niet te laten leiden door de waan van de dag, maar rust en overzicht te creëren? Er zijn nog enkele plekken beschikbaar voor deelname aan de GO (Get Organised) training op dinsdag 12 december a.s

Klik hier voor meer informatie.