Dag cha­os, hal­lo or­de

28/02/2018

Barend Cnossen


Het Bu­si­ness Ma­na­ge­ment­sys­teem van de GO-or­ga­ni­sa­tie

Ie­der­een die de GO trai­ning een keer heeft ge­volgd weet het: in een GO-or­ga­ni­sa­tie vor­men ma­na­ge­ment en me­de­wer­kers een on­ver­slaan­baar team dat de klant­ver­wach­ting tel­kens weer waar­maakt. Een GO-or­ga­ni­sa­tie is slim ont­wor­pen en de men­sen wer­ken vol­gens dat ont­werp. En als het an­ders moet, wordt het ont­werp aan­ge­past. Het klinkt even sim­pel als doel­tref­fend. Maar de op­let­ten­de le­zer her­kent di­rect een es­sen­ti­ë­le voor­waar­de voor het wel­sla­gen van een GO-or­ga­ni­sa­tie: be­kend­heid met het ont­werp en de af­spra­ken, en com­mu­ni­ca­tie over even­tu­e­le aan­pas­sin­gen daar­van. An­ders wordt het na­tuur­lijk als­nog een jan­boel.

Informatie overload
Hoe zorg je er nu voor dat iedereen op elk moment weet wat er van hem of haar wordt verwacht? Moderne communicatiemiddelen zijn snel en eenvoudig toe te passen, maar sluiten in de praktijk zelden aan op de behoefte van de GO-organisatie. WhatsAppgroepen, een Message Board, intranet en Yammer-achtige oplossingen stellen je in staat om heel snel heel veel informatie met heel veel mensen te delen. Maar er is nauwelijks een mogelijkheid om die informatie goed te richten naar de personen voor wie het er echt toe doet. En waarom zou je medewerkers belasten met procesinformatie die voor de uitvoering van hun taak niets toevoegt? Een bijkomend nadeel daarvan is bovendien dat de informatie die wél relevant is, verloren gaat in de enorme hoeveelheid irrelevante informatie.

Moderne communicatiemiddelen maken het mogelijk dat iedereen de hele dag met iedere willekeurige persoon kan communiceren over ieder willekeurig onderwerp. Die heterarchie is nu juist het absolute tegenbeeld van de GO-organisatie.

Overvolle archieven
Dan is er nog de uitdaging van het inzichtelijk houden van die informatie. Een mail kan heel effectief zijn om een wijziging in de afspraken even snel te communiceren. Maar weet iemand na een tijdje nog wat nu ook alweer de laatste stand van zaken was? Ik ken bedrijven waarin medewerkers een omvangrijk mailarchief bijhouden om er maar zeker van te zijn dat alles altijd weer na te zoeken is. Zelfs als de oorspronkelijke afzender van de mails al niet meer wist dat hij of zij dat ooit gemaild had. En bij instroom van nieuwe medewerkers is deze werkwijze al helemaal dramatisch. Je kunt het nauwelijks van iemand vragen om een compleet mailarchief in chronologische volgorde door te lezen en daaruit de relevante punten te onthouden.

Hoe het eenvoudiger kan
Het moet allemaal een stuk eenvoudiger kunnen. En dat is gelukkig ook zo. Binnen de GO-organisatie spreken we dan van een Business Managementsysteem. Dat is software waarmee de organisatie wordt ondersteund in het vastleggen van procesinformatie, het delen van werkafspraken en het communiceren over wijzigingen daarin. Niet één kant op, maar zowel vanuit management naar medewerkers als andersom. De praktijkkennis van medewerkers is immers essentieel voor het ontwerpen van een goed werkend bedrijfsproces. Via het Business Managementsysteem werken management en medewerkers als een geoliede machine samen. Het Business Managementsysteem bevat ALTIJD de enige juiste beschrijving van de werkafspraken en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Wijzigingen én de communicatie daarover verlopen altijd via dat systeem. Iedere medewerker heeft altijd inzicht in alle gegevens die voor het uitvoeren van zijn of haar werk nodig is. En kan bovendien zelf wijzigingen voorstellen.

Binnen T-MC zijn we een groot fan van de applicatie TIBCO Nimbus. Dit pakket voldoet aan alle eisen van een Business Managementsysteem en heeft bovendien nog een aantal aanvullende opties die het besturen van een organisatie stroomlijnen en vereenvoudigen.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een Business Managementsysteem voor uw organisatie, of over de toepassing van TIBCO Nimbus? Op donderdag 29 maart a.s. organiseert T-MC een speciaal event met het thema 'Zonder standaard geen verbetering' en wij nodigen u van harte uit hieraan deel te nemen. Voor meer informatie, klik hier.

Voor overige vragen, vul dan ons contactformulier in en wij nemen contact op met u!