Van Meuk naar Leuk: IT-trans­for­ma­tie met een glim­lach

17/01/2018

Barend Cnossen

Ou­de IT is in veel or­ga­ni­sa­ties een on­der­deel van de cul­tuur. Daar­mee be­doel ik: het is er al zo lang, dat nie­mand meer weet waar­om. En nie­mand meer weet wat er ook al­weer pre­cies de be­doe­ling van was. Maar ie­der­een die het be­drijf bin­nen­komt wordt "op­ge­voed" in de werk­wij­zen die sa­men­han­gen met de IT-sys­te­men. Net als bij de be­drijfs­cul­tuur, duurt het maar even en ook nieuw­ko­mers in de or­ga­ni­sa­tie ne­men de IT voor lief. Het is nu een­maal zo.

 

Tot je je realiseert wat die situatie en die onderliggende houding van gelatenheid je eigenlijk kost. Dat inwerktraject voor nieuwe medewerkers op die oude IT-systemen blijkt namelijk ontzettend lang te zijn. Sommige oudgedienden geven aan dat het zomaar een jaar kan duren voordat een nieuwe medewerker "een beetje weet" hoe het werkt. En dan hebben we nog niet gekeken naar de eindeloze mogelijkheden om dingen fout te doen. En geloof me: daar waar die mogelijkheden zijn, worden ze ook gebruikt. Het stikt van de fouten waardoor onnodig kosten worden gemaakt of klanten bij je weglopen. 

Maar nieuwbouw is heel duur. We kennen allemaal de IT-trajecten die 3 tot 5 keer duurder uitvallen, en uiteindelijk nog niet (helemaal) leveren wat beloofd was. En over het verbouwen van de bestaande systemen willen we al helemaal niet denken. De kennis van die oude systemen is zeer beperkt beschikbaar en daardoor peperduur.

Het liefst zou je willen dat het anders kan. Dat je 's morgens op de zaak komt, en iedereen gewoon kan werken met een nieuwe, betere applicatie. En, o ja: dat je niet met twee systemen hoeft te werken. Of dat een systeem er heeft uitgelegen. Of dat je je hele managementinformatiesysteem opnieuw moet bouwen. Of je documentuitvoer opnieuw moet inrichten. Of je aansluiting op je financiële achterland opnieuw moet vormgeven. Of... Nou ja. Dit klinkt meer als dagdromen. Of toch niet? 

Ik gebruik vaak de metafoor van de verbouwing van een huis. Veel huiseigenaren zouden graag verbouwen om hun huis beter te laten aansluiten op hun wensen en behoeftes. Ze zien alleen enorm op tegen de rommel. En de bouwvakkers in huis. Het gevoel om daar te gast te zijn of zelfs een beetje in je eigen huis te moeten kamperen is vreselijk. Die verbouwing: graag! Maar wel zodanig dat ik alleen 's morgens het licht hoef aan te doen en kan zien dat ik in mijn nieuwe huis woon. Zonder alle tussentijdse ongemakken. Bij de verbouwing van een huis is dit praktisch onmogelijk zonder een tijdje elders te verblijven. 

Met IT is deze vorm van verbouwen wel degelijk een reële optie. Het huidige systeem blijft operationeel. Op de achtergrond (en uiteraard met gebruikmaking van de kennis van mensen uit het primaire proces) wordt gewerkt aan een nieuwe applicatie die naadloos aansluit op het proces EN op de oude IT-infrastructuur. Pas wanneer deze applicatie af is, getest is en door de gebruikers is goedgekeurd, wordt de aansluiting definitief gemaakt. Vanaf dat moment kunnen medewerkers (allemaal in één keer, of in de vorm van een gefaseerde invoering) gebruik maken van een nieuwe voorkant die uiteindelijk de oude "achterkant" van de juiste informatie voorziet. 

Die voorkant is overigens veel meer dan een invoerscherm. Het is mogelijk om allerlei vormen van bedrijfslogica in die voorkant op te nemen, te automatiseren en te parameteriseren. Zodanig dat ook gewijzigde processen in de toekomst flexibel kunnen worden ondersteund. En dat de mensen die ermee werken, minimaal gebruik hoeven te maken van werkinstructies of parate kennis over het werkproces om hun werk goed te kunnen doen.

De aansluitingen van alle aangrenzende systemen op de oude infrastructuur blijven bestaan. Pas als dat nodig of gewenst is, worden die systemen ook op de nieuwe voorkant aangesloten. Zo ontstaat een groeimodel, waarin steeds nieuwe verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Niet omdat het moet, maar omdat het kan. Hoe langer hoe meer verdwijnt de oude IT-interface naar de achtergrond.

Nieuwe medewerkers hebben minder tijd nodig om ingewerkt te worden. Het flexibiliseren van de bezetting is daardoor ineens een reële optie. En ook de medewerkers die al helemaal gewend waren aan het werken met het oude systeem, zullen hun werk steeds efficiënter gaan doen. Zaken waar voorheen nog over nagedacht moest worden, waar een werkinstructie (of erger nog: een collega) voor geraadpleegd moest worden, zijn nu in het systeem geautomatiseerd. De medewerker kan zich bezighouden met de kerntaak: het helpen en behouden van klanten.

Nog steeds te mooi om waar te zijn? T-MC heeft in het afgelopen jaar deze oplossing voor een van haar klanten gerealiseerd. En daar zijn we trots op! Als je meer over deze unieke manier van IT-ontwikkeling wilt weten, neem dan gerust contact op via mail: barend.cnossen@t-mc.nl of telefoon: 06-10330132. 

Klik hier voor meer informatie over iT-MC